Конец года — время подведения итогов и планирования бюджета. Многие компании забывают включить затраты на IT-инфраструктуру в список приоритетов, и в январе сталкиваются с «пожарами». Декабрь — лучший момент для планирования IT-бюджета: в это время составляются планы на следующий год, становится понятным, какие технологии, оборудование, ПО нуждаются в приобретении или замене, какие средства будут выделены.
Зачем нужен IT-бюджет — его значение для бизнеса
IT-бюджет — это план расходов на содержание и развитие информационных технологий организации. В него входят затраты на оборудование, ПО, зарплату персонала. Разработка IT-бюджета нужна для оптимизации инвестиций в развитие бизнеса.
Почему IT-бюджет важен для бизнеса:
- IT — это не только компьютеры и серверы, а инфраструктура, от которой зависит работа всей компании;
- без планирования растут риски — внезапные поломки, устаревшее ПО, нехватка ресурсов;
- бюджет позволяет контролировать расходы, расставлять приоритеты, прогнозировать будущие траты.
Из чего состоит IT-бюджет? Он включает различные аспекты ИТ-инфраструктуры: текущие и непредвиденные расходы, затраты на развитие.
Структура IT-бюджета:
- Операционные затраты — заработная плата IT-персонала, подписки на ПО и облачные сервисы, услуги интернета, телефонии и других коммуникаций, техническое обслуживание оборудования, расходные материалы.
- Капитальные вложения — инвестиции в долгосрочные активы: приобретение серверного и сетевого оборудования, компьютеров, оргтехники, ПО с бессрочной лицензией.
- Персонал — зарплаты, льготы, медицинские страховки, отпуска, бонусы, и т. д.
В IT-бюджете могут учитываться затраты на услуги аутсорсинговых компаний, которые обеспечивают поддержку, обслуживание и модернизацию ИТ-инфраструктуры.
Оптимальные сроки разработки бюджета
Планирование ИТ-бюджета компании обычно начинают осенью, чтобы закончить подготовку документа до конца года. Что происходит, если не планировать ИТ-бюджет предприятия заранее:
- январь может начаться с аврала — сломанные серверы, истёкшие лицензии, неработающие системы;
- вынужденные срочные закупки могут обойтись дороже, занять больше времени;
- IT-служба (или подрядчик) работает в режиме «тушения пожаров», а не развития бизнеса.
Негативные последствия — потери времени, денег и репутации. Преимущества раннего планирования IT-бюджета:
- возможность спокойно провести IT-аудит до конца года;
- точное понимание, что нужно обновить, заменить или оптимизировать;
- в декабре многие поставщики и интеграторы предлагают выгодные условия;
- возможность включить расходы в текущий год и оптимизировать налоги;
- команда встречает январь подготовленной — техника работает, обновления установлены, лицензии продлены.
Своевременное составление ИТ-бюджета позволяет точно рассчитать будущие затраты, учесть непредвиденные расходы, своевременно приобрести новые оборудование и ПО, сформировать резерв. У бизнеса остаётся время на заключение контрактов на выгодных условиях, разработку стратегических проектов, резервирование элементов инфраструктуры.
Как составить IT-бюджет компании
Формирование ИТ-бюджета — залог нормальной работы организации, долгосрочного развития, оптимизации IT-расходов. Этапы разработки IT-бюджета для бизнеса (пример):
- Провести IT-аудит текущей инфраструктуры. Выявить, какие устройства, лицензии, ПО, информационные технологии, системы безопасности, операторские услуги в наличии, что есть в резерве.
- Проанализировать информацию. Определить ключевые потребности бизнеса (новые сервисы, оборудование, безопасность).
- Составить приоритеты и выделить обязательные расходы. Разделить расходы на категории: операционные, на развитие, инвестиции.
- Согласовать план с руководством и бухгалтерией.
- Подготовить график закупок и обслуживания.
- Заключить договор с IT-партнёром на поддержку.
Подготовка документа до начала следующего года позволяет избежать ошибок при планировании IT-бюджета. Многие компании не уделяют серьёзного внимания сопутствующим расходам, не учитывают срок эксплуатации оборудования и ПО, не закладывают расходы на информационную безопасность.
При формировании бюджета нельзя использовать только данные о работе бизнеса за прошлые годы, важно учитывать стратегические потребности. Если штатный персонал не знает, как планировать IT-расходы, можно заключить договор с аутсорсинговой компанией. Подрядчик осуществит IT-аутсорсинг, выявит узкие места, позволит сфокусироваться на основной деятельности.
Как SkyDynamics помогает бизнесу планировать IT-затраты:
- IT-аудит и рекомендации по оптимизации расходов;
- помощь в выборе оборудования, программ, облачных решений;
- возможность перевести обслуживание на IT-аутсорсинг — фиксированные расходы вместо непредсказуемых;
- настройка мониторинга и поддержки 24/7.
Планирование IT-бюджета — это не бюрократия, а инвестиция в стабильную работу бизнеса. Те, кто знает, как подготовить IT-компанию к новому году, в январе работают спокойно. Оставьте заявку на сайте компании SkyDynamics, через несколько минут подготовим подробное коммерческое предложение, которое поможет рассчитать IT-бюджет.
